Combien de temps garder les quittances de loyer ?

La règle : trois ans de prescription

L'article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que toutes les actions dérivant d'un contrat de bail sont prescrites par trois ans. Le délai court à compter du jour où le titulaire du droit a connu, ou aurait dû connaître, les faits lui permettant de l'exercer.

Concrètement, un bailleur peut en principe réclamer un loyer ou des charges impayés pendant trois ans. Le locataire doit donc pouvoir prouver son paiement pendant au moins cette durée.

Exemple : le loyer d'octobre 2026, soit 750 € et 50 € de charges, peut en principe être réclamé jusqu'en octobre 2029. Gardez la quittance au moins jusque-là.

Une exception à connaître : l'action du bailleur en révision du loyer est prescrite un an après la date de révision prévue au bail.

Durée de conservation des quittances côté locataire

Le conseil le plus sûr : conserver toutes les quittances pendant la durée du bail, puis trois ans après votre départ. C'est simple, et cela couvre aussi les litiges qui apparaissent en fin de location, comme la restitution du dépôt de garantie ou une régularisation de charges tardive.

Pour mémoire, le bailleur doit restituer le dépôt de garantie dans un délai d'un mois si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, et de deux mois dans le cas contraire (article 22 de la loi de 1989).

D'autres documents méritent la même durée de conservation :

• Le bail et ses avenants : pendant toute la location, puis trois ans après
• Les états des lieux d'entrée et de sortie : même durée
• Les décomptes de régularisation de charges : au moins trois ans
• Les preuves de paiement, comme les relevés bancaires : au moins trois ans
• Les courriers échangés avec le bailleur : congé, demandes de travaux, mises en demeure

Combien de temps garder les copies côté bailleur

Le bailleur a intérêt à garder une copie de chaque quittance et de chaque reçu, pour les mêmes raisons que le locataire : prouver ce qui a été payé, ou non, en cas de litige.

Il y a aussi l'aspect fiscal. Les revenus locatifs sont déclarés chaque année. L'administration fiscale dispose en principe d'un droit de reprise jusqu'à la fin de la troisième année qui suit celle au titre de laquelle l'impôt est dû. Des délais plus longs existent dans certains cas. Vérifiez les règles à jour sur impots.gouv.fr.

Les factures de dépenses déductibles, comme les travaux, peuvent être utiles bien plus longtemps, par exemple en cas de déficit foncier reporté ou d'amortissements en location meublée. En principe, gardez-les tant qu'elles produisent un effet fiscal, puis pendant le délai de reprise.

Papier ou numérique : comment archiver ses quittances

Une quittance numérique a la même valeur qu'une quittance papier, si son auteur est identifiable et si son contenu n'a pas été modifié. L'essentiel est de pouvoir la retrouver et la produire rapidement.

Côté bailleur, refaire une quittance pour un mois déjà payé est rapide : le générateur gratuit de ce site produit votre quittance en PDF en 1 minute, sans inscription.

• Un dossier par logement, puis un sous-dossier par année
• Des noms de fichiers clairs, par exemple quittance-2026-10.pdf
• Une sauvegarde hors de la messagerie : cloud ou disque externe
• Pour le papier : un classeur par année, à l'abri de l'humidité

Que faire si vous n'avez plus vos quittances ?

Les quittances ne sont pas la seule preuve de paiement. Relevés bancaires, avis de virement, talons de chèque ou historique de prélèvement prouvent aussi le paiement.

Vous pouvez demander un duplicata au bailleur. La loi interdit de facturer au locataire des frais liés à la quittance : un duplicata ne devrait donc pas être facturé.

Les paiements en espèces sont les plus risqués. Sans quittance ni reçu, ils sont très difficiles à prouver. Demandez toujours un document daté et signé au moment du paiement.

Questions fréquentes