Régularisation des charges locatives : mode d'emploi
Mis à jour le 17 octobre 2026
La régularisation des charges locatives permet d'ajuster, une fois par an, les provisions payées par le locataire aux dépenses réelles. Elle suit des règles précises : décompte envoyé un mois avant, justificatifs consultables pendant six mois, étalement possible en cas de retard. Voici comment elle fonctionne, avec un exemple chiffré.
Le principe de la régularisation des charges locatives
Chaque mois, le locataire paie une provision pour charges en plus du loyer. Ce montant est une estimation. Une fois par an, le bailleur compare le total des provisions versées aux dépenses réelles récupérables. C'est la régularisation, prévue par l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989.
Si les provisions dépassent les dépenses réelles, le bailleur rembourse le trop-perçu. Si elles sont inférieures, le locataire paie le complément.
La régularisation ne concerne pas les forfaits de charges, possibles en meublé, en colocation avec bail unique et en bail mobilité. Un forfait ne se régularise pas.
Quelles charges peuvent être récupérées ?
Seules les charges listées par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 peuvent être refacturées au locataire. Voici quelques exemples courants.
Ne sont pas récupérables, notamment : la taxe foncière, les gros travaux, les honoraires du syndic pour la gestion de la copropriété et l'assurance du propriétaire.
- Eau froide, eau chaude et chauffage collectif
- Électricité et entretien courant des parties communes
- Entretien courant de l'ascenseur
- Taxe d'enlèvement des ordures ménagères
- Entretien des espaces verts communs
Les étapes et délais à respecter
Le locataire peut consulter les factures, contrats et relevés pour vérifier le calcul. S'il conteste, il le fait par écrit, en détaillant les points de désaccord.
- Une fois par an : le bailleur arrête les comptes des dépenses réelles, souvent après l'assemblée générale de copropriété
- Un mois avant la régularisation : il envoie au locataire le décompte par nature de charges et, en immeuble collectif, le mode de répartition entre les locataires
- Pendant six mois après l'envoi du décompte : les pièces justificatives sont tenues à la disposition du locataire
- Sur demande du locataire : le bailleur transmet le récapitulatif des charges du logement, par courrier ou par voie dématérialisée
Exemple de calcul
Provision mensuelle : 50 €, soit 600 € versés sur l'année 2025. Dépenses récupérables réelles pour le logement en 2025 : 660 €.
Le locataire doit un complément de 60 €. Le bailleur envoie le décompte, attend au moins un mois, puis réclame les 60 €. Il peut aussi ajuster la provision, par exemple à 55 € par mois, pour mieux coller aux dépenses.
À l'inverse, si les dépenses réelles n'étaient que de 540 €, le bailleur rembourserait 60 € au locataire, ou les déduirait d'une prochaine échéance.
Sur la quittance du mois concerné, faites apparaître la régularisation sur une ligne distincte : loyer 750 €, provision 50 €, régularisation 2025 : 60 €, total 860 €. Le générateur gratuit de ce site produit votre quittance en PDF en 1 minute, sans inscription.
Régularisation tardive : étalement sur 12 mois et prescription
Lorsque la régularisation n'a pas été faite avant la fin de l'année civile qui suit l'année d'exigibilité des charges, le locataire peut demander à payer le complément en douze mensualités (article 23).
Exemple : les charges de 2024 sont régularisées en février 2026, donc après le 31 décembre 2025. Le locataire peut demander à étaler le paiement sur douze mois.
Au-delà, la prescription de trois ans s'applique (article 7-1). En principe, le bailleur ne peut plus réclamer des charges plus de trois ans après avoir pu en connaître le montant, et le locataire ne peut plus réclamer un trop-perçu au-delà du même délai. Le point de départ exact peut se discuter : en cas de doute, renseignez-vous auprès de l'ADIL.
En cas de désaccord sur les charges
Commencez par une demande écrite de justificatifs pendant les six mois où ils doivent être tenus à disposition. Si le désaccord persiste, l'ADIL de votre département vous informe gratuitement.
La commission départementale de conciliation peut être saisie pour les litiges sur les charges locatives. Elle est gratuite. En dernier recours, le juge des contentieux de la protection tranche.
Pendant le désaccord, le locataire doit continuer à payer le loyer et les provisions habituelles.
Questions fréquentes
Le bailleur peut-il régulariser les charges sans justificatifs ?
Non. Un mois avant la régularisation, il doit communiquer au locataire le décompte par nature de charges et, en immeuble collectif, le mode de répartition. Les pièces justificatives doivent ensuite être tenues à la disposition du locataire pendant six mois. Sans ces éléments, le locataire peut contester la somme réclamée.
Combien de temps le bailleur a-t-il pour régulariser les charges ?
La régularisation doit en principe être annuelle. Si elle intervient après la fin de l'année civile suivant l'année d'exigibilité, le locataire peut demander à payer en douze mensualités. Au-delà de trois ans, l'action du bailleur est en principe prescrite (article 7-1 de la loi de 1989).
Le locataire parti doit-il payer la régularisation ?
Oui, pour sa période d'occupation. En immeuble collectif, le bailleur peut conserver une provision justifiée, limitée à 20 % du dépôt de garantie, jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble (article 22). Le solde est ensuite régularisé et restitué dans le mois qui suit l'approbation définitive des comptes.
Que se passe-t-il en cas de trop-perçu ?
Si les provisions versées dépassent les dépenses réelles, le bailleur doit rembourser la différence au locataire, ou la déduire d'une prochaine échéance. Exemple : 600 € de provisions pour 540 € de dépenses réelles donnent 60 € à rendre. Le locataire peut réclamer ce trop-perçu dans le délai de prescription de trois ans.
Et si la quittance partait toute seule ?
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